Aspetti pratici per il Green Pass: check list
by Emvas
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Il Dpcm 12.10.2021 ha definito le nuove modalità di verifica del green pass per i soggetti delegati al controllo dal datore di lavoro (qui le faq):

    • invio all’Inps dei codici fiscali dei dipendenti, anche in blocco e in anticipo (massimo 48 ore), al fine della verifica del possesso del green pass, per tutte le aziende con più di 50 dipendenti e per le amministrazioni pubbliche che non sono collegate al portale NoiPa;
    • software da integrare nei tornelli: la licenza è gratuita, ma l’installazione richiede un investimento;
    • app “VerificaC19”.

Adempimenti entro il 15.01 – Prima di venerdì 15.10.2021, giorno in cui sarà obbligatorio il green pass in azienda, è necessario che i datori di lavoro privati predispongano alcuni documenti:

      • richiesta di comunicazione anticipata di assenza per mancanza di green pass;
      • avviso di carattere generale all’ingresso nei locali aziendali, nel quale descrivere le modalità con cui saranno svolti i controlli;
      • atto formale di nomina (delega) dei soggetti incaricati dell’accertamento;
      • registro verifiche (senza riportare l’esito dei controlli).
      • Eventualmente: modello di comunicazione da inviare al Prefetto, contenente le segnalazioni di illecito; comunicazione aziendale da consegnare ai soggetti esterni che accedono al luogo di lavoro, nella quale sono richiamati gli obblighi previsti e le conseguenze in caso di presentazione senza certificazione.

Al contrario, è vietata qualsiasi forma di schedatura o di raccolta di informazioni sui green pass (salve le eccezioni espresse consentite dalla legge) e sulla loro scadenza.

Redazione del protocollo con le modalità organizzative

Il primo documento che deve essere predisposto è il protocollo con il quale il datore di lavoro deve identificare le modalità organizzative ed operative, relativamente ai controlli che dovranno essere effettuati per verificare la validità del Green pass.
In particolare, all’interno del regolamento aziendale dovranno essere evidenziati questi aspetti:
· Quali sono i soggetti interessati al controllo. Si dovranno prendere in considerazione non soltanto i dipendenti ma anche altri soggetti che quotidianamente accedono in azienda a fini lavorativi o formativi come, ad esempio, somministrati, lavoratori di ditte in appalto (es. addetti alle pulizie), tirocinanti, distaccati, collaboratori, artigiani, professionisti, ecc.;
· Chi sono i soggetti delegati, dal datore di lavoro, ad effettuare legittimamente il controllo del Green pass. Soggetti che dovranno essere formalmente nominati dietro volontaria adesione;
· Quale dovrà essere il comportamento del lavoratore all’accesso dei locali aziendali (presentazione del certificato verde e, in caso di richiesta, di documento di riconoscimento);
· Le modalità di verifica del Green pass (esempio: controllo “a tappeto” per tutti i lavoratori da effettuarsi all’ingresso dei locali aziendali; controllo “a campione”, con l’indicazione del numero dei lavoratori che quotidianamente saranno controllati; ecc.);
· Le conseguenze in caso di mancato possesso del Green pass in corso di validità;
· Il comportamento che dovranno tenere i soggetti esentati alla presentazione del Green pass ed in possesso di un certificato medico che evidenzi l’esenzione;
· Le conseguenze, anche di natura disciplinare, in caso di avvio della prestazione lavorativa, all’interno dei locali aziendali, da parte dei lavoratori che non hanno un Green pass in corso di validità.

Nomina dei soggetti delegati al controllo del Green pass

Il secondo documento, preventivo all’avvio dei controlli, deve essere la lettera di nomina dei soggetti abilitati ad effettuare il controllo del certificato verde COVID-19.
Il documento dovrà contenere anche una informativa che evidenzi le modalità di controllo delle persone che accederanno, per motivi sia lavorativi che formativi, all’interno dei locali aziendali.
La nomina dovrà essere confermata dall’assenso della persona nominata, che potrà essere anche un soggetto esterno all’azienda.

Lettera ai lavoratori per comunicare l’avvio dei controlli

Il terzo documento, anch’esso preventivo all’avvio dei controlli, è una comunicazione che il datore di lavoro potrà fare a tutti i lavoratori per renderli edotti di questo nuovo obbligo. In pratica, dovrà spiegare, con parole semplici e comprensibili, questo nuovo adempimento che prescrive l’obbligo di possedere e mostrare il Green pass prima di accedere ai locali aziendali ed effettuare la prestazione lavorativa.
Per quanto non sia un documento obbligatorio, sarà comunque apprezzato dai lavoratori, i quali potranno avere contezza dell’organizzazione che si è dato il proprio datore di lavoro per gestire questo obbligo normativo ed avere evidenza delle modalità di controllo che verranno effettuate. Ciò servirà anche come promemoria per i lavoratori, i quali dovranno ricordarsi di prendere con sé il certificato (cartaceo o digitale), al fine di evitare che possano essere allontanati dai locali aziendali e perdere, così, una giornata di lavoro in termini retributivi.
Alla comunicazione potrà essere allegato anche il Regolamento con le specifiche di controllo che il datore di lavoro si è dato.
È possibile che il datore di lavoro, per motivi organizzativi, richieda al lavoratore di informare preventivamente l’ufficio del personale sul possesso (o meno) del Green pass. Ciò al fine di organizzare al meglio l’attività produttiva e per evitare che il lavoratore acceda ai locali con ripercussioni anche di natura disciplinare.
La richiesta di informazioni, sul possesso o meno del Green pass, potrà avere una delle tre risposte e un conseguente comportamento del datore di lavoro:
1. il lavoratore dichiara il possesso del Green pass
Comportamento del datore di lavoro: il lavoratore verrà inserito nell’elenco dei lavoratori che dovranno essere sorteggiati per i controlli (qualora il controllo avvenga “a campione”).
2. il lavoratore dichiara di non essere in possesso del Green pass
Comportamento del datore di lavoro: andrà inviata una lettera al lavoratore evidenziando le ripercussioni normative, contrattuali ed economiche del mancato possesso del Green pass e invitandolo a non venire in azienda. Inoltre, il lavoratore verrà incluso nell’elenco dei soggetti privi di Green pass, per i quali dovrà essere previsto un controllo “a tappeto” oltre che la disabilitazione dell’eventuale badge per l’accesso, fino alla presentazione di regolare certificato verde.
3. il lavoratore dichiara di possedere un certificato medico di esenzione. In questo caso, dovrà scansionarlo ed inviarlo all’Ufficio del personale.
Comportamento del datore di lavoro: dopo aver verificato la conformità del certificato medico a quanto prescritto dal Ministero della Salute, nella circolare n. 35309 del 4 agosto 2021, il lavoratore andrà escluso dalla lista dei soggetti da controllare, per il periodo di validità del certificato. È il caso, comunque, di inviare una lettera al lavoratore con la quale gli verranno comunicate, in maniera puntuale, le modalità di interazione che dovrà avere con gli altri soggetti presenti all’interno dell’azienda, avendo cura di rispettare le prescrizioni previste dal Protocollo anticontagio negli ambienti di lavoro, del 6 aprile 2021, eventualmente riviste dal comitato di sicurezza previsto all’interno dell’azienda.
La comunicazione inviata dal lavoratore, con la quale informerà l’azienda del mancato possesso del Green pass, non comporterà ripercussioni di natura disciplinare, ma servirà per portare a conoscenza di quest’ultima la presenza o meno del lavoratore nei successivi giorni.
La richiesta di informazione è altresì legittimata da quanto previsto dall’articolo 9-octies, del decreto legge n. 52/2021 (introdotto dal decreto legge n. 139/2021), con il quale il datore di lavoro può richiedere al lavoratore, preventivamente, una comunicazione relativa al possesso del certificato verde Covid-19. La comunicazione del lavoratore dovrà essere fornita con un preavviso necessario a soddisfare le predette esigenze organizzative.

Lista dei lavoratori da controllare

Dal 15 ottobre, in relazione alle modalità organizzative che si sarà dato il datore di lavoro, i soggetti nominati alle verifiche dovranno posizionarsi nei luoghi deputati al controllo ed effettuare le dovute verifiche. Per fare ciò, il delegato ai controlli dovrà avere con sé:
· la lista dei lavoratori da controllare, in base ai criteri previsti nel Regolamento aziendale;
· la lista dei lavoratori che hanno dichiarato di non avere un Green pass in corso di validità.

Lettera di allontanamento

Qualora durante i controlli – effettuati con il software “VerificaC19” ovvero con il software messo a disposizione dal Ministero della Salute – il soggetto incaricato del controllo dovesse appurare la mancanza di un Green pass in corso di validità, dovrà fornire al lavoratore una lettera con la quale lo informa che dovrà allontanarsi dai locali aziendali e come verranno trattate le giornate di assenza dalla prestazione lavorativa (assenza ingiustificata e mancato pagamento della retribuzione e di qualsiasi altro compenso o emolumento, comunque denominato, collegato alla prestazione lavorativa non svolta).
Inoltre, dovrà comunicare l’esito del controllo all’Ufficio HR, in quale predisporrà la voce paga per i giorni di assenza ingiustificata.

Lettera di contestazione disciplinare

Se il controllo è avvenuto all’interno dei locali aziendali, e non al momento dell’accesso, per il lavoratore trovato privo di Green pass in corso di validità si potrà avviare un procedimento disciplinare, in quanto ha violato quanto disposto nel regolamento aziendale, di cui era a conoscenza.
Inoltre, il datore di lavoro potrà, eventualmente, evidenziare la violazione anche al Prefetto della provincia ove ha sede l’azienda, al fine di valutare l’applicazione della possibile sanzione prevista dal comma 9, dell’articolo 9-septies, del decreto legge n. 52/2021 (sanzione amministrativa da 600 a 1.500 euro in caso di accesso ai luoghi di lavoro in violazione dell’obbligo di possesso del Green pass).

Nuove modalità di controllo automatizzato

Con un aggiornamento al DPCM del 17 giugno 2021, il Governo ha previsto alcune modifiche alle modalità di controllo del Green pass. Queste le novità:
a) i soggetti preposti alla verifica del certificato verde Covid-19 potranno richiedere in anticipo, rispetto alla prestazione lavorativa, l’informativa sul possesso del Green pass a particolari categorie di lavoratori (es. lavoratori che svolgono la prestazione lavorativa in base a turnazioni o lavoratori connessi all’erogazione di servizi essenziali), ciò al fine di contemperare specifiche esigenze di natura organizzativa.
b) il Ministero della salute renderà disponibili, ai datori di lavoro, specifiche funzionalità che consentono una verifica quotidiana e automatizzata del possesso delle certificazioni verdi in corso di validità del personale effettivamente in servizio, di cui sia previsto l’accesso ai luoghi di lavoro. Queste le funzionalità che saranno previste:
• l’utilizzo di un pacchetto di sviluppo per applicazioni (Software Development Kit-SDK), con licenza open source, che consenta di integrare nei sistemi di controllo degli accessi, inclusi quelli di rilevazione delle presenze, le funzionalità di verifica della Certificazione verde COVID-19, mediante la lettura del QR code;
• per la gestione del personale delle pubbliche amministrazioni, sarà possibile una interazione, in modalità asincrona, tra la Piattaforma NoiPA e la PN-DGC per la verifica del possesso delle Certificazioni verdi COVID-19 in corso di validità;
• per i datori di lavoro pubblici e privati con più di 50 dipendenti, una interazione, in modalità asincrona, tra il Portale istituzionale INPS e la PN-DGC, per la verifica del possesso delle Certificazioni verdi COVID-19 in corso di validità;
• per la gestione del personale delle pubbliche amministrazioni con almeno 1.000 dipendenti, una interoperabilità applicativa, in modalità asincrona, tra i sistemi informativi di gestione del personale delle amministrazioni pubbliche, anche con uffici di servizio dislocati in più sedi fisiche, e la PN-DGC, per la verifica del possesso delle Certificazioni verdi COVID-19 in corso di validità.
c) Nelle more del rilascio e dell’eventuale aggiornamento delle certificazioni verdi Covid- 19 da parte della piattaforma nazionale DGC, i soggetti interessati potranno comunque avvalersi dei documenti rilasciati, in formato cartaceo o digitale, dalle strutture sanitarie pubbliche e private, dalle farmacie, dai laboratori di analisi, dai medici di medicina generale e dai pediatri di libera scelta che attestano o refertano una delle condizioni per il rilascio del certificato verde Covid-19.
d) Nel caso in cui, all’esito delle verifiche effettuate con le nuove modalità di verifica descritte al punto b), l’interessato non risulti in possesso di una certificazione verde COVID-19 in corso di validità, lo stesso ha diritto di richiedere che la verifica della propria certificazione verde COVID-19 sia nuovamente effettuata al momento dell’accesso al luogo di lavoro mediante l’applicazione “VerificaC19”.